1. Comprendre les fondements de la loi Sapin II

Définition et principes clés

Instaurée en 2016, la loi Sapin II a révolutionné le paysage juridique français en matière de lutte contre la corruption. Elle vise à améliorer la transparence et la probité des pratiques commerciales des entreprises. Son objectif principal est de promouvoir une culture d’intégrité et de responsabilité au sein des organisations. Pour atteindre cet objectif, elle instaure des mesures strictes pour prévenir et détecter la corruption et le trafic d’influence.

La loi Sapin II ne se contente pas de définir et de sanctionner les actes de corruption. Elle impose également aux entreprises de prendre des mesures préventives pour éviter de tels actes. Cela comprend :

• la mise en place de programmes de conformité
• la réalisation d’évaluations de risques
• l’établissement de procédures de contrôle interne.

Les obligations de conformité pour les entreprises

La loi Sapin II introduit plusieurs obligations pour les entreprises. Elle s’applique à toute entreprise de plus de 500 salariés et avec un chiffre d’affaires de plus de 100 millions d’euros.

Les 8 piliers de la loi Sapin II

Les entreprises concernées par la loi Sapin II sont tenues de mettre en place un programme de conformité comprenant 8 mesures obligatoires:

1. Un code de conduite définissant et illustrant les comportements à proscrire car susceptibles de caractériser des faits de corruption ou de trafic d’influence.
2. Un dispositif de formation pour les cadres et les collaborateurs les plus exposés à ces risques.
3. Un dispositif d’alerte interne.
4. Une cartographie régulièrement mise à jour des risques.
5. Des procédures de vérification de la situation des clients, fournisseurs et partenaires en cas de constitution, de renouvellement de contrat ou de réalisation d’une opération.
6. Des contrôles internes et externes réguliers du dispositif.
7. Un régime disciplinaire permettant de sanctionner les collaborateurs en cas de violation du code de conduite.
8. Un contrôle de l’efficacité des mesures et procédures mises en place.

Ces obligations constituent le fondement de toute stratégie de conformité efficace. Elles visent à instaurer une culture de l’éthique et de l’intégrité dans les entreprises, tout en garantissant leur responsabilité en cas de non-conformité.

2. Mettre en place un programme de conformité à la loi Sapin II

L’importance d’un système de contrôle interne solide

Pour une conformité efficace à la loi Sapin II, l’entreprise doit avoir un système de contrôle interne robuste. Ce système est l’épine dorsale de votre programme de conformité, car il garantit le respect des règles et des réglementations en vigueur. Il comprend des procédures de contrôle des activités de l’entreprise, des mécanismes de gestion des risques et des processus d’audit internes.

L’objectif d’un système de contrôle interne solide est double. D’une part, il doit détecter et prévenir toute forme de corruption. D’autre part, il doit permettre à l’entreprise de répondre efficacement si une telle activité est découverte. Le système de contrôle interne doit être conçu de manière à s’adapter aux changements dans l’environnement de l’entreprise et à évoluer en fonction des nouvelles menaces et opportunités.

Elaborer un programme de conformité adapté en 4 étapes

Le programme de conformité est une exigence clé de la loi Sapin II. Il doit comprendre un certain nombre de composants, dont une politique de conformité, des procédures de contrôle interne, une formation appropriée pour les employés, une cartographie des risques, et un système d’alerte interne.

Etape 1 : Créer une politique de conformité.

Cette politique définit les attentes de l’entreprise en matière de comportement éthique et énonce les principes de base que tous les employés doivent suivre. Elle doit être claire, concise et facilement accessible à tous les employés.

Etape 2 : Mettre en place des procédures de contrôle interne

Ceci est une autre étape cruciale. Les procédures de contrôle interne doivent inclure des mécanismes de surveillance, de rapport et de réponse pour assurer le respect des politiques de conformité.

Etape 3 : Former les employés

Les employés doivent être informés des exigences de la loi Sapin II, comprendre les risques associés à la non-conformité, et savoir comment signaler les suspicions de comportement non éthique.

Etape 4 : Réaliser une cartographie des risques et un système d’alerte interne

Le programme de conformité doit comprendre une cartographie des risques et un système d’alerte interne efficace. La cartographie des risques permet à l’entreprise d’identifier et de prioriser les zones à haut risque de corruption. Le système d’alerte interne offre un canal sécurisé pour les employés pour signaler les suspicions de comportement non éthique, tout en garantissant leur protection.

3. Le rôle clé du dispositif d’alerte interne

Favoriser une culture de la transparence et de l’intégrité

Dans le cadre de la loi Sapin II, la mise en place d’un dispositif d’alerte interne au sein de l’entreprise est cruciale. Cet outil permet à tout membre de l’entreprise, qu’il s’agisse d’un employé ou d’un dirigeant, de signaler de manière confidentielle des comportements ou des situations qui seraient contraires aux règles de conduite et aux principes définis par l’entreprise et par la loi.

En instaurant un tel dispositif, l’entreprise démontre son engagement à favoriser une culture de la transparence et à renforcer son intégrité. C’est une démarche proactive pour prévenir la corruption et autres actes de non-conformité. Cette démarche crée un environnement où la parole est libre et où la crainte de représailles est atténuée.

L’importance de la confidentialité et de la protection des lanceurs d’alerte

Au cœur de ce dispositif d’alerte interne, la garantie de confidentialité est essentielle. Il est important que les lanceurs d’alerte se sentent en sécurité lorsqu’ils signalent un comportement suspect. Pour cela, l’entreprise doit mettre en place un système permettant d’assurer l’anonymat de ces personnes, si elles le désirent, et garantir leur protection contre toute forme de représailles ou de discrimination.

Un autre point crucial pour la mise en place d’un dispositif d’alerte interne efficace est l’existence d’une procédure claire et facile à comprendre pour signaler une alerte. Cela inclut la désignation d’un responsable en charge de la gestion des alertes qui sera formé pour traiter ces signalements avec le plus grand soin.

Assurer le suivi des alertes

Il est important de mettre en place un système de suivi efficace pour s’assurer que chaque alerte reçue est traitée de manière appropriée. Il est essentiel que les employés aient confiance en ce système et qu’ils voient que leur alerte a été prise en compte et a conduit à une action concrète. C’est pourquoi le retour d’information est un aspect important du dispositif d’alerte.

Le dispositif d’alerte interne joue un rôle clé dans la conformité à la loi Sapin II. Il favorise une culture de la transparence et de l’intégrité, protège les lanceurs d’alerte et assure le suivi des alertes. Un dispositif d’alerte efficace est un atout majeur pour la gestion des risques au sein de l’entreprise.

4. Les enjeux de la formation des collaborateurs

Renforcer les compétences pour une meilleure conformité

La loi Sapin II est un corpus de réglementations complexe qui nécessite un degré élevé de compréhension pour sa mise en œuvre efficace. C’est là que la formation des collaborateurs entre en jeu. La formation est un aspect crucial pour garantir une bonne connaissance de la loi et, par conséquent, une meilleure conformité.

Adapter le contenu de la formation

La formation doit être adaptée aux différents niveaux hiérarchiques et aux divers rôles de l’entreprise. Le contenu doit être clair, précis et pertinent. Il doit permettre à tous les collaborateurs de comprendre les enjeux de la loi Sapin II, les risques liés à la non-conformité et les actions à mener en cas de situation suspecte.

Mise à jour régulière de la formation

La formation ne doit pas être un événement ponctuel mais plutôt un processus continu. Une mise à jour régulière est essentielle pour garantir que tous les collaborateurs sont au courant des dernières évolutions législatives et des meilleures pratiques en matière de conformité.

Suivi des formations

Le suivi des formations est également un point clé. Il est nécessaire de vérifier régulièrement que la formation a été bien assimilée et mise en pratique. Des évaluations périodiques peuvent aider à identifier les zones d’amélioration et à adapter en conséquence le programme de formation.

5. Smart ERM : une solution efficace pour une conformité optimale à la loi Sapin II

Présentation de Smart ERM

Smart ERM, édité par Smart Global Governance, est une solution de gestion de la conformité pensée pour accompagner les entreprises dans leur respect de la loi Sapin II. Intuitive et complète, elle intègre l’ensemble des fonctionnalités nécessaires à une mise en conformité efficace et pérenne.

Facilité et efficacité

Smart ERM se distingue par sa facilité d’utilisation et son efficacité. Il permet de centraliser toutes les informations relatives à la conformité, offrant ainsi une vision à 360° des risques et des mesures prises pour y répondre. Grâce à ses multiples fonctionnalités, Smart ERM facilite la mise en œuvre des actions de conformité, la documentation des preuves et le suivi des progrès.

Gain de productivité et sécurité renforcée

Adopter Smart ERM, c’est optimiser le temps de travail de vos équipes. Les tâches fastidieuses et répétitives sont automatisées, libérant ainsi du temps pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. De plus, en structurant et en sécurisant le processus de conformité, Smart ERM renforce la sécurité de l’entreprise.

Un outil évolutif

Smart ERM est un outil évolutif. Il s’adapte aux évolutions réglementaires et aux spécificités de chaque entreprise. Vous pouvez ainsi bénéficier d’une solution personnalisée, parfaitement adaptée à vos besoins.

Smart ERM est le partenaire idéal pour une mise en conformité réussie à la loi Sapin II. Si vous souhaitez en savoir plus ou tester notre solution, n’hésitez pas à nous contacter. Notre équipe se tient à votre disposition pour vous accompagner dans votre démarche de conformité.